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どこまで認められる? フリーランスITエンジニアの経費

2018/02/14

旅するエンジニア、キューティー吉本です。会社員とフリーランスを比べた場合、会社員だと完全自腹なんだけど、フリーランスだと自腹でも経費扱いにすることができる点がメリットの一つだと思います。このため、会社員に比べると節税がやりやすいのは事実です。

「でも、何でもかんでも領収書を置いておかないといけなくて…」

と言っている方もいらっしゃるかも知れませんが、必要な経費として認めてもらうためなんだからそこは我慢しましょう。

ただし、何でもかんでも経費にできるわけではありません。では、フリーランスのITエンジニアの場合、経費として認められるのは具体的にどの出費なのか、ご紹介したいと思います。

まず間違いなく経費として認められる出費

1.自腹で支払った交通費
フリーランスITエンジニアの場合、自宅-現場間の定期代は自腹になるケースが多いです。この場合、「旅費交通費」として経費扱いにできます。それ以外にも、商談のために電車・バスに乗った場合も、同様に「旅費交通費」として経費扱いにできます。

2.契約書や請求書を郵送した場合の印紙・切手代
契約書を交わした場合など、収入印紙を貼らなければならないケースがあります。この場合の印紙代は、「租税公課」として経費扱いにできます。また、書面を郵送した場合の切手代は、「通信費」として経費扱いにできます。

3.文房具類
ノートやシャープペンシル、ボールペンなど、業務に必要な文房具類を買った場合、「消耗品費」として経費扱いにできます。ちなみに、プリンターのインクや用紙も、同様に「消耗品費」として経費扱いにできます。

東武鉄道 特急リバティ 500系 ひじ掛け式テーブルにSurface 3を置いてみました キーボードを畳んだ状態で上から撮影

経費として認められる可能性がある出費

1.業務に使用するPC
ITエンジニアである以上、自宅にPCは絶対に必要です。10万円未満であれば、「消耗品費」として経費扱いにできます。これは、ディスプレイやプリンタなどのハードウェアや、Officeなどのソフトウェアを買った場合も同様です。
青色申告をしている場合、一定の条件を満たせば30万円未満であれば経費扱いにできます。それ以外の場合、PC本体などのハードウェアは「備品」、ソフトウェアの場合は「ソフトウェア」ということで固定資産扱いになりまして、減価償却の対象となります。

2.業務用の固定電話と携帯電話
業務目的で自宅に電話を引いたり、ケータイ・スマホを契約した場合、その費用は「通信費」として経費扱いにできます。ただし、私用で使っていないという条件がついてくるわけでして。後述する家事按分の計算が煩わしいので、ここは業務用と私用にケータイ・スマホ(可能であれば電話も)を分けて、業務用のみ「通信費」として計上した方が賢明だと思います。

3.インターネット接続
ITエンジニアでなくとも、今やインターネットにつながらないとどうにもなりません。また、メールアドレスもないと、これまたどうにもなりません。これらは「通信費」として経費扱いにできます。
問題は、自宅に引いたインターネット回線を、業務でも私用でも使っている場合。この場合、家事按分と言って、業務として使っている部分だけを経費として計上します。例えば、5,000円のインターネット使用料を支払っていて、このうち業務で使用しているのが50%だった場合、2,500円が経費扱いにできます。
インターネット接続料に対して、業務で使用している分量が何%なのかを算出するのは困難ですが、一日のうち平均して3時間を業務目的で使用しているのであれば、インターネット接続料のうち1/8を「通信料」として経費扱いにすることができます。

4.資格取得に要した費用
情報処理技術者試験をはじめとして、様々な資格取得に要した費用も、経費扱いにできます。まず、資格取得のために本を買った場合は「新聞図書費」として経費扱いにできます。また、資格取得に当たって研修を受けた場合や、受験料を支払った場合も「研修費」として経費扱いにできます。
ただし、業務内容に照らし合わせて明らかに関係ない資格の場合は認められません。例えば、車の免許の取得・更新にかかる費用は、運送業でもない限りは経費として認められないでしょう。

アンガス牛ステーキ陶板焼き 横浜みなとみらい万葉倶楽部にて

まず経費として認められないと思われる出費

1.自宅の賃貸費・住宅ローン
自宅を作業場所に使用している場合、経費扱いにできます・・・が、全額経費にできるわけではなく、家事按分する必要があります。この場合、専有面積で算出するのですが、フリーランスITエンジニアの場合は机1個あれば十分なわけで、あまりにも専有面積が狭すぎるので経費扱いにするのは難しいというわけです。

2.自宅の光熱費
電気代・水道代・ガス代・NHK代も、「水道光熱費」として経費扱いにできます。しかし、全額経費にできるわけではなく、家事按分する必要があります。そうなると、電気代はともかく、水道代・ガス代・NHK代は限りなくゼロに近いと思われ、経費扱いにするのはムリでしょう。

3.スーツやワイシャツ、ネクタイ
もし作業着や制服などがある場合、「消耗品費」として経費扱いにできます。しかし、仕事に着ていくとはいえ、スーツやワイシャツ、ネクタイなどを経費扱いにするのは難しいと思います。なぜかと言いますと、私用で着る可能性を否定することはできず、しかもサラリーマンは自費で出しているからです。

4.所得税・住民税
勘定科目に「租税公課」というのがありまして、これは業務上の理由で支払った税金を表します。ただし、フリーランスのITエンジニア本人の所得税・住民税などは「租税公課」で仕訳てはいけません。なぜかというと、これは業務上の経費ではなく、個人の出費だからです。

横浜 みなとみらい地区

どこまでが経費で認められるのか、一律の決まりはありません。従って、事情によっては車にかかった費用や、交際接待費が経費として認められるケースがあります。反面、ここに挙げたものでも、常識を逸脱して高額な出費だった場合、経費として認められないケースがあります。

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